Preifatrwydd — Speed to Lead

Nodyn am y cyfieithiad

Cyfieithiad anffurfiol yw'r fersiwn Gymraeg hon. Os oes unrhyw wahaniaeth rhwng y testun Cymraeg a'r fersiwn Saesneg, mae'r fersiwn Saesneg yn awdurdodol.

Cwmpas

Mae'r adran hon yn cwmpasu Speed to Lead, y llif gwaith SMS galwadau heb eu hateb y mae Async Digital yn ei ddarparu i glinigau deintyddol. Mae'r llif gwaith yn rhedeg fel hyn: rydych yn ffonio'r clinig, nid yw'r alwad yn cael ei hateb, mae system ffôn y clinig yn anfon manylion y digwyddiad galwad ymlaen at wasanaeth a weithredwn, ac mae un neges destun fer yn dychwelyd at eich ffôn gyda dolen i archebu galwad yn ôl trwy dudalen archebu ar-lein y clinig.

Nid yw'n cwmpasu unrhyw gynnyrch nac arwyneb arall; ar gyfer y rheini, gweler yr hyb preifatrwydd.

Pwy sy'n gyfrifol am eich data

Y clinig deintyddol roeddech yn ceisio'i ffonio yw rheolydd y data o dan GDPR y DU. Mae'r clinig yn penderfynu eu bod am anfon neges destun yn ôl at alwyr pan fyddant yn methu galwad, ac maent yn ein cyfarwyddo i redeg y llif gwaith sy'n gwneud hynny.

Y prosesydd yw Async Digital Ltd. Rydym yn gweithredu ar gyfarwyddiadau dogfennedig y clinig o dan Gytundeb Prosesu Data (Erthygl 28 GDPR y DU). Nid ydym yn defnyddio eich rhif ffôn at ein dibenion ein hunain, nid ydym yn ei werthu, nid ydym yn ei rannu gydag unrhyw un y tu allan i'r is-broseswyr a restrir isod, ac nid ydym yn ei gyfuno â data o unrhyw ffynhonnell arall.

Os ydych am arfer eich hawliau, dylech gysylltu â'r clinig yn y lle cyntaf. Os byddwch yn cysylltu â ni yn lle hynny, byddwn yn dweud wrthych pa glinig ofynnodd i ni anfon yr SMS (os gallwch adnabod yr alwad), yn anfon eich cais ymlaen atynt o fewn dau ddiwrnod gwaith, ac ni fyddwn yn gweithredu arno ein hunain — dyna sy'n ofynnol gan brosesyddion.

Yr hyn rydym yn ei gadw amdanoch

Ar gyfer pob galwad heb ei hateb sy'n cael ei llwybro trwy Speed to Lead:

• Eich rhif ffôn, fel y'i darperir gan signalau adnabod galwr eich darparwr ffôn. Nid ydym yn ei deipio i mewn nac yn ei chwilio.
• Manylion digwyddiad y galwad gan Twilio — amser y galwad, ei hyd (os o gwbl), y rheswm dros ei hanfon ymlaen, a dynodydd mewnol y galwad gan Twilio.
• Y neges destun a anfonwyd atoch — templed sefydlog a ddewiswyd gan y clinig wrth ymuno. Mae eich rhif ffôn yn ymddangos ar amlen y cludiad; mae corff y neges yn cynnwys enw'r clinig a'r ddolen archebu yn unig.

Nid ydym yn cadw eich enw, eich cyfeiriad e-bost, eich rheswm dros alw, unrhyw beth y gallech fod wedi'i adael ar neges llais (nid ydym yn casglu negeseuon llais), nac unrhyw ddata o gofnodion cleifion y clinig.

Os byddwch yn pwyso'r ddolen archebu ac yn cwblhau archeb, mae'r dudalen archebu yn cael ei rhedeg gan Cal.com o dan gyfrif y clinig ei hun — mae beth bynnag a roddwch yno (enw, e-bost, slot dewisol) yn cael ei gadw gan y clinig a Cal.com yn uniongyrchol, nid gennym ni.

Sail gyfreithiol

Sail gyfreithiol y clinig o dan Erthygl 6 GDPR y DU yw buddiannau cyfreithlon — yn benodol buddiant y clinig mewn ymateb i alwr a geisiodd eu cyrraedd ond na lwyddodd. Y prosesu yw un neges destun templedig sy'n cynnwys dolen archebu; mae'r effaith ar y galwr yn isel; cychwynnodd y galwr y cyswllt felly mae ymateb sy'n ymwneud â'r gwasanaeth o fewn disgwyliad rhesymol. Mae'n ofynnol i bob clinig sy'n defnyddio Speed to Lead gwblhau Asesiad Buddiannau Cyfreithlon cyn mynd yn fyw, gan ddefnyddio templed y mae Async Digital yn ei ddarparu wrth ymuno. Gallwch ofyn am grynodeb o'r asesiad perthnasol trwy gysylltu â'r clinig, neu trwy anfon e-bost at y cyswllt isod a byddwn yn llwybro'r cais.

Nid yw'r neges destun yn farchnata. Nid yw'n hyrwyddo unrhyw gynnyrch, nid yw'n gofyn i chi brynu unrhyw beth, ac nid yw'n eich gwahodd at ymgyrch. Mae anfon SMS sy'n ymwneud â'r gwasanaeth at alwr a geisiodd gyrraedd y clinig yn cael ei ganiatáu o dan Reoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig (PECR); ni fyddai'r un SMS yn cael ei ganiatáu fel neges marchnata heb ei gofyn, ac mae'r llif gwaith wedi'i ffurfweddu i wrthod unrhyw beth y tu hwnt i'r templed cytunedig. Anfonir yr SMS rhwng 08:00 a 21:00 amser lleol y DU yn unig.

Nid ydym yn dibynnu ar gydsyniad (Erthygl 6(1)(a)) ar gyfer y prosesu hwn, oherwydd ni roddoch chi gydsyniad cadarnhaol i ddilyniant SMS cyn i chi wneud y galwad. Nid ydym yn dibynnu ar gontract (Erthygl 6(1)(b)) ar adeg y galwad heb ei ateb, oherwydd nid ydych chi'n bartner i unrhyw gontract gyda'r clinig ar yr eiliad honno.

Prosesu gan ddeallusrwydd artiffisial

Nid yw unrhyw fodel deallusrwydd artiffisial yn rhan o'r llif gwaith hwn. Templed sefydlog a ddewiswyd gan y clinig yw'r neges destun; nid oes unrhyw beth amdanoch chi, eich galwad, na'ch rhif yn cael ei fwydo i mewn i unrhyw fodel iaith fawr na gwasanaeth deallusrwydd artiffisial i ysgrifennu, sgorio, na threfnu'r neges. Os byddwn byth yn newid hynny, bydd yr adran hon a'r dyddiad “Wedi'i ddiweddaru ddiwethaf” isod yn ei adlewyrchu cyn i'r newid fynd yn fyw, a bydd y clinig yn cael ei hysbysu ymlaen llaw fel y gall benderfynu a ydyw am barhau.

Am ba hyd rydym yn ei gadw

• Cofnod gweithredu n8n (y system sy'n rhedeg y llif gwaith) — 14 diwrnod, y gosodiad rhagosodedig ar y cynllun a ddefnyddiwn; nid ydym yn ei ymestyn.
• Manylion digwyddiad galwad a chofnodion cludiant SMS Twilio — cedwir gan Twilio o dan bolisi safonol Twilio, sef tua 13 mis fel arfer. Gall y clinig ofyn am ffenestr fyrrach yn uniongyrchol gan Twilio lle mae polisi Twilio'n caniatáu hynny.
• Cofnod archeb Cal.com, os ydych yn archebu — cedwir gan Cal.com a'r clinig, o dan y cyfnod cadw y mae'r clinig yn ei ffurfweddu ar gyfer ei dudalen archebu. Nid ydym yn copïo'r cofnod hwnnw i'n systemau ni.

Nid ydym yn cadw cronfa ddata hirdymor o rifau ffôn galwyr. Ar ôl 14 diwrnod, mae eich rhif ffôn wedi diflannu o'n cofnod gweithredu; mae beth bynnag sy'n aros gyda Twilio yn cael ei gadw ar ran y clinig, nid ar ein rhan ni.

Is-broseswyr

Mae Speed to Lead yn dibynnu ar dri is-brosesydd, pob un wedi'i ymrwymo o dan gytundeb ysgrifenedig ac o dan gyfarwyddiadau parhaus y clinig:

• Twilio Ireland Limited (gyda Twilio Inc. ar gyfer rhywfaint o lwybro bilio a chymorth o'r Unol Daleithiau) — yn derbyn digwyddiad y galwad heb ei hateb ac yn anfon yr SMS. Mae'r prosesu cynradd yn yr UE (Iwerddon); mae rhywfaint o lwybro gweithredol yn cyrraedd yr Unol Daleithiau. Sail trosglwyddo: digonolrwydd y DU ar gyfer prosesu yn yr AEE; Cytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol y DU (IDTA) neu Atodiad y DU i Gymalau Cytundebol Safonol yr UE ar gyfer unrhyw fanylion a drinnir o'r Unol Daleithiau.
• n8n GmbH (n8n Cloud) — yn rhedeg y llif gwaith sy'n penderfynu pa SMS i'w anfon. Mae'r prosesu yn yr Almaen (Frankfurt). Sail trosglwyddo: digonolrwydd y DU.
• Cal.com, Inc. — yn rhedeg y dudalen archebu y mae dolen yr SMS yn pwyntio ati. Mae'r rhanbarth (UE neu UD) yn cael ei gadarnhau wrth i'r clinig ymuno ac yn cael ei gofnodi ar ffeil. Sail trosglwyddo: digonolrwydd y DU lle mae'n cael ei gynnal yn yr UE; IDTA y DU neu Atodiad y DU i SCCs yr UE lle mae'n cael ei gynnal yn yr Unol Daleithiau.

Os byddwn yn ychwanegu neu'n newid is-brosesydd, bydd y clinig yn cael o leiaf 30 diwrnod o rybudd a gall wrthwynebu o fewn 14 diwrnod. Os yw'r newid yn sylweddol, byddwn hefyd yn diweddaru'r adran hon a'r dyddiad “Wedi'i ddiweddaru ddiwethaf” isod cyn iddo fynd yn fyw.

Trosglwyddiadau rhyngwladol

Mae'r llif gwaith yn cael ei redeg o'r Deyrnas Unedig ac mae'r data'n cael ei gadw yn y Deyrnas Unedig neu'r Ardal Economaidd Ewropeaidd, gyda'r eithriadau a nodir o dan Is-broseswyr uchod (gallai rhywfaint o lwybro Twilio a, gan ddibynnu ar y ffurfweddiad, lletyaeth Cal.com, fod yn ymwneud â'r Unol Daleithiau). Lle mae data'n cyrraedd yr Unol Daleithiau, mae'r trosglwyddo wedi'i gwmpasu gan Gytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol y DU neu Atodiad y DU i Gymalau Cytundebol Safonol yr UE. Rydym yn adolygu'r mecanweithiau hyn o leiaf yn flynyddol.

Sut i stopio, optio allan, neu uwchgyfeirio at berson

Mae gennych dri llwybr:

1. Atebwch STOP i'r SMS. Bydd ymdriniaeth atal-trwy-ateb safonol Twilio yn rhwystro unrhyw SMS pellach at eich rhif ar gyfer y clinig a'i sbardunodd. Nid oes angen i chi roi rheswm.
2. Atebwch HUMAN i'r SMS (neu unrhyw ateb testun rhydd). Mae'r ateb yn cael ei adolygu gan Async Digital ac yn cael ei drosglwyddo i'r clinig am ymateb personol. Ein nod yw cydnabod atebion yn gyflym yn ystod oriau busnes y DU, ac o fewn y diwrnod busnes nesaf y tu allan i'r oriau hynny. Nid ydym yn ceisio ateb cwestiynau clinigol yn awtomatig; am gyngor clinigol cysylltwch â'r practis ar ei rif cyhoeddedig, neu mewn argyfwng cysylltwch â GIG 111 neu 999.
3. Anfonwch e-bost at y cyswllt isod. Soniwch am enw'r clinig (neu amser y galwad, neu eich rhif ffôn) er mwyn i ni allu dod o hyd i'r cofnod cywir a naill ai dileu eich rhif o'r llif gwaith neu drosglwyddo eich neges.

Os byddwch yn gofyn i ni ddileu eich rhif o'r llif gwaith, byddwn yn anfon eich cais ymlaen at y clinig o fewn dau ddiwrnod gwaith ac yn darparu unrhyw gymorth technegol sydd ei angen ar y clinig (er enghraifft, dileu'r rhif o gofnod gweithredu'r llif gwaith) o fewn pum diwrnod gwaith ar gyfer achosion syml.

Pwy ydym ni

Y prosesydd yw:

Async Digital Ltd
167–169 Great Portland Street, Llundain W1W 5PF, y Deyrnas Unedig
Cofrestrwyd yng Nghymru a Lloegr, rhif cwmni 16950485
Cyswllt: privacy@async-digital.com

Y rheolydd yw'r clinig deintyddol roeddech yn ceisio'i gyrraedd. Mae eu manylion cyswllt ar eu gwefan, ar yr SMS a dderbynioch, ac ar y dudalen archebu y mae'r SMS yn pwyntio ati.

Eich hawliau

O dan GDPR y DU mae gennych yr hawl i:

• ofyn pa ddata personol sy'n cael ei gadw amdanoch (yr hawl i fynediad);
• ofyn i ddata sy'n anghywir neu'n anghyflawn gael ei gywiro (yr hawl i gywiro);
• ofyn i ddata gael ei ddileu (yr hawl i ddileu), lle nad oes rheswm cyfreithiol pwysicach dros ei gadw;
• ofyn i'r prosesu gael ei gyfyngu (yr hawl i gyfyngu);
• wrthwynebu'r prosesu (yr hawl i wrthwynebu) — ar gyfer Speed to Lead, y llwybr ymarferol yw ateb STOP, sy'n parchu'r gwrthwynebiad ar lefel y rhwydwaith;
• ofyn am gopi o ddata a roddoch mewn fformat trosglwyddadwy (yr hawl i gludadwyedd data), lle bo'n berthnasol.

Nid yw'r llif gwaith hwn yn cynnal unrhyw benderfyniadau awtomataidd na phroffilio sy'n cynhyrchu effeithiau cyfreithiol neu sylweddol o fewn ystyr Erthygl 22 GDPR y DU. Mae'r neges destun yn wybodaethol; nid yw'n cymeradwyo, gwrthod, na rhestru unrhyw beth.

Oherwydd mai'r clinig yw'r rheolydd, mae eich hawliau'n cael eu harfer yn erbyn y clinig, gyda ni'n darparu'r cymorth technegol sydd ei angen ar y clinig i'w hanrhydeddu. Rydym yn ymateb i geisiadau am gymorth technegol gan glinigau o fewn pum diwrnod gwaith ar gyfer achosion syml.

Os nad ydych yn fodlon ar y ffordd y mae cais wedi cael ei drin, gallwch gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn y DU yn ico.org.uk/make-a-complaint neu ar 0303 123 1113. Byddem yn gwerthfawrogi'r cyfle i ymdrin ag unrhyw bryder yn gyntaf.

Newidiadau y byddai'n rhaid i ni eu nodi

Os byddwn yn cyflwyno deallusrwydd artiffisial i'r llif gwaith, yn newid sianel (er enghraifft i e-bost neu bost), yn ychwanegu is-brosesydd, yn newid y cyfnodau cadw uchod, neu'n ymestyn y llif gwaith i sector lle mae plant neu oedolion bregus fel arfer yn alwyr cynradd, byddwn yn diweddaru'r adran hon a'r gofrestr isod cyn i'r newid fynd yn fyw.

Cofrestr diweddariadau

Wedi'i ddiweddaru ddiwethaf: 2026-04-29

• 2026-04-29 — Adran wedi'i chyhoeddi.